Интернэт хүн төрөлхтөний амьдралд олон дэвшил, өөрчлөлтийг бий болгосны нэг нь хүмүүсийн хоорондын харилцаанд хамгийн гол байр суурийг эзэлж байсан аман ярианы харилцааны ач холбогдлыг бүдэгрүүлэн, бичгийн харилцааг өргөн дэлгэрүүлсэн явдал юм. Интернэт дэх бичгийн харилцаа гэдгээр имэйл, чат, мессенжер гэх зэрэг онлайн харилцааг хэлсэн агаад эдгээр нь өнөөдөр ажил хэргийн ертөнцөд харилцааны хамгийн чухал хэрэглүүр болсон билээ. Эдийн засгийн асар хурдацтай хөдөлгөөний энэ эрин үед имэйл болон бусад онлайн харилцаа нь бизнесийн харилцааны орон зай, цаг хугацаанаас үл хамаарах, үр ашигтай, найдвартай, хялбар хэрэглүүр болж чадаж байна. Имэйлийг бизнесийн харилцаанд төдийгүй хувийн харилцаанд ч өргөнөөр хэрэглэж байгаа билээ.
Яагаад энэ имэйл гэгч зүйл ийм их хэрэгцээтэй болчихвоо? Яагаад утас, факс байж байхад заавал имэйлээр харилцах хэрэгтэй гэж? Гэтэл утсаар ярилцсан яриаг имэйл шиг эмх цэгцтэй байлгах, үр дүнг хянаж, хэмжихэд хамаагүй төвөгтэй байдаг ажээ. Бодоод үзэхэд, имэйлд бичиж болох текстийн хэмжээ, санаагаа зөв илэрхийлэх боломж, Subject буюу гарчиг, мөн харилцаж байгаа хоёр хүнээс гадна бусад талуудыг оролцуулж болох боломж гэхчлэн бусад харилцааны хэрэгслүүдэд байдаггүй олон давуу тал имэйлд байна. Мэдээжийн хэрэг утсаар ярьсан яриаг бичиж авч болдог. Гэхдээ олон хүмүүст зэрэг, хурдан хугацаанд мэдээлэл хүргэх боломжгүйн дээр имэйл бичиж илгээхэд зарцуулах цаг, хөдөлмөрөөс хавьгүй их цаг, хөдөлмөр шаардагддаг билээ. Имэйл бичихэд хэлэх гэж буй зүйлээ сайтар бодож, дахин хянаж үзээд, зөв илэрхийлэн илгээх боломж хангалттай байдаг. Хэдийгээр факсаар ч бас сайн боловсруулсан албан бичгийг илгээж болох боловч имэйлтэй харьцуулахад маш хязгаарлагдмал боломжтой юм.
Ажил хэргийн хүрээнд имэйлээр харилцахдаа бид өөрсдөө ч анзааралгүйгээр маш олон алдааг гаргадаг байна. Юуны өмнө бизнесийн харилцаанд үнэгүй, олон нийтэд зориулсан имэйлийг хэрэглэдэггүй. Жишээлбэл бид yahoo.com, hotmail.com, gmail.com гэх мэт хувийн хэрэглээний үнэгүй имэйлээ хувийн харилцаандаа ч, бизнесийн харилцаандаа ч холиод хэрэглээд явдаг. Гэтэл ийм хаягаар харилцаад байгаа тохиолдолд таны харилцаж буй бизнесийн түншид үл итгэх сэтгэл төрдөг ажээ. Энэ хүн ер нь ажил хэрэг яриад байгаа хүн мөн үү, миний хамтран ажиллах гээд байгаа компанид ажилладаг нь үнэн үү гэх зэргээр эргэлздэг байна. Цаашлаад үл хүндэтгэсэн, ажил хэрэгч бус байдлаар хандаж байгаагийн илрэл гэж үзэхэд хүрдэг.
Интернэтийн ертөнцөд ажил хэрэгч хүмүүс болоод компаниуд өөрийнхөө бизнесийн бранд нэрээр домайн нэрээ бүртгүүлж, түүн дээрээ имэйл хаяг авч ажил хэргээ явуулдаг. Тухайлбал Microsoft корпорац www.microsoft.com домайн нэртэй, бүх ажилтнууд нь AjiltniiNer@microsoft.com имэйл хаягаар харилцдаг. Тэдний нэг ч ажил хэрэг үүнээс өөр хаяг, имэйлээр явагддаггүй. Монголд бол Датаком компани гэхэд www.datacom.mn домайн нэр, AjiltniiNer@datacom.mn имэйл хаягтай, Мобиком корпорац www.mobicom.mn домайн нэр, имэйл нь AjiltniiNer@mobicom.mn, Оллоо компани www.olloo.mn домайн нэр, ner@olloo.mn имэйл хаягтай байх жишээтэй. Олны танил компаниуд голдуу зах зээлд танил болчихсон бранд нэрээрээ домайн нэр бүртгүүлэх хандлагатай байдаг байна.
Бид имэйл хаяг авахдаа багын нэр, товчилсон нэр эсвэл ямар нэгэн содон, чамин нэрээр авах дуртай билээ. Гэтэл энэ сонирхол маань ажил хэргийн харилцаанд бол бас л алдаа юм. baagii@XYZ.mn гэсэн имэйл хаяг авч ажил хэргийн харилцаанд ашиглах нь маш зохисгүй. Болж өгвөл өөрийнхөө албан ёсны нэрээр, жишээ нь, bat@XYZ.mn гэсэн хаяг авах хэрэгтэй байдаг.
Өөр нэгэн түгээмэл алдаа гардаг нь байгууллагынхаа домайн нэр дээр, өөрийнхөө нэрээр имэйл хаягаа зөв авсан атлаа бизнесийн түншдээ имэйл илгээхдээ бүтэн нэр, албан тушаал, хаяг, утас зэрэг зайлшгүй шаардлагатай мэдээллийг агуулалгүй илгээдэг явдал. Аливаа вэб имэйлийн үйлчилгээ болон имэйлийн стандарт програмуудад signature буюу нэрийн хуудсын мэдээллийг имэйлд автоматаар оруулан илгээх тохиргоо бий. Энэ тохиргоог ашиглаад дээрх шаардлагатай мэдээллүүдийг имэйлдээ оруулан илгээх ёстой юм. Жишээ нь:
---------------------------
Erdene BAT
Marketing Manager
XYZ LLC National IT Park
Ulaanbaatar, Mongolia
Tel: (976)11-333333
Fax: (976)11-333333
Email: bat@XYZ.mn
Web: www.XYZ.mn
---------------------------
Таны бизнесийн түнш имэйл хүлээн авахдаа XYZ компанийн ажилтан, Маркетингийн менежер Эрдэнийн Бат гэдэг хүнтэй харилцаж байна гэдэг мэдээллийг авч, тантай харилцах итгэл үнэмшилтэй болох юм. Ийм сэтгэгдэл нь эргээд ажил хэргийн харилцаа амжилттай явагдах, харилцан хүндэтгэсэн уур амьсгалыг бий болгоход маш чухал нөлөө үзүүлдэг.
Имэйл хаяг, бусад шаардлагатай мэдээллүүдээс гадна имэйл бичсэн арга барил, найруулга, үг үсгийн алдаа, санаагаа тодорхой, үнэн зөв илэрхийлсэн байдал гээд тухайн имэйл бичиж буй хүнээс өөрөөс нь бүрэн шалтгаалах нэлээд зүйлс бий. Энэ нь хичнээн ажил хэрэгч сайхан хувцасласан, гоёмсог нэрийн хуудастай байлаа гээд хүнтэй зөв ярьж чадахгүй бол юу ч бүтэхгүйтэй агаар нэг хэрэг юм. Танд тус болох үүднээс ажил хэргийн имэйл бичихэд тань хэрэг болох хамгийн энгийн хэдэн зөвлөгөөг энд дурдая.
- Subject буюу захидлын товч утгыг агуулсан гарчгийг зөв өгөх хэрэгтэй. Бид имэйлийн гарчгийг нэг их тоолгүйгээр “Hi”, “Hello”, “From Mongolia” гэх мэтээр санаандаа орсон үгийг бичиж, эсвэл хоосон орхиод илгээчихдэг. Гэтэл захидал хүлээн авч байгаа хүн өдөрт хэдэн арав, магадгүй хэдэн зуугаар нь захидал хүлээн авч байдаг тул ач холбогдолгүй гарчигтай захидлыг уншилгүй өнгөрөөчих, хэрэггүй захиа байна гэж үзээд устгах магадлал маш өндөр. Үүнээс гадна гарчигаа буруу өгснөөс болоод хүлээн авч буй имэйлийн програм спам гэж ойлгон имэйл хайрцагт нэвтрүүлэхгүй хаах нөхцөлд ч орж болзошгүй. Ийм тааламжгүй тохиолдлоос зайлсхийхийн тулд ямар агуулгатай имэйл бичиж буйгаа гарчгийн хэсэгт товчхон бичиж өгөх хэрэгтэй юм. Жишээ нь “Tuesday meeting arrangement” эсвэл “Myagmar garigiin uulzaltiin tov” гэх мэт.
- Ажил хэргийн имэйлийг “Сайн байна уу?” гэсэн үгээр эхэлдэггүй. Монголчууд захиа бичихдээ энэ эхлэлийг нийтлэг хэрэглэдэг боловч энэ нь хувийн захидалд илүүтэй хэрэглэгддэг, ойр дотнын хүндээ хандсан хэллэгт тооцогддог. Тиймээс “O’driin mend!” “Tanii amriig erey!”, гадаад хэлээр бичиж буй бол тухайн хэл дээр бизнесийн имэйл бичих ёсыг дагаж бичих нь зүйтэй.
- Имэйлээ төгсгөхдөө “Bayartai. Bat” гэх мэтээр төгсгөж болохгүй. Ажил хэргийн имэйлийн төгсгөлд заавал нэрээ бичиж, гарын үсгээ оруулах ёстой. Хэд хэдэн имэйл харилцан бичиж, танил болсны дараа гарын үсэг оруулалгүйгээр имэйл илгээж болох юм. Мөн “Hundetgesen”, “Mendchilsen” гэх зэрэг тодотголыг заавал оруулж өгнө. Жишээлбэл:
Hundetgesen,
Bat
---------------------------
Erdene BAT
Marketing Manager, XYZ LLC National IT Park, Ulaanbaatar, Mongolia Tel: (976)11-333333, Fax: (976)11-333333 Email: bat@XYZ.mn, Web: www.XYZ.mn
---------------------------
- Захианы эхлэл төгсгөл нь хаа байгаа нь мэдэгдэхгүйгээр үргэлжлүүлэн бичдэг нь бидний гаргадаг хамгийн бүдүүлэг алдаануудын нэг жишээ юм. Жишээ нь:
---------------------------
Sain baina uu? Myagmar garigiin uulzaltiig 15.00 tsagaas manai companiin bairand hiie. Bayartai. Bat
---------------------------
Энэ имэйлийг хүлээн авсан хүнд имэйл бичсэн хүн маш хайхрамжгүй, үл хүндэтгэсэн байдлаар бичсэн байгаа тул уулзалтад очихоос татгалзсан нь дээр санагдах хүртэл таагүй сэтгэгдлийг төрүүлнэ. Захидлын эхэнд мэндчилгээний үгээ бичсэний дараа эх захидлаа шинэ мөрнөөс эхэлж бичдэг. Дунд нь нэг хоосон мөр орхиж болно. Үүнтэй адилаар захидлын төгсгөлийн “Hundetgesen” гэсэн тодотголоо нэг мөрөнд бичээд, нэрээ дараагийн мөрөнд бичиж, доод талд нь гарын үсгийн мэдээллээ оруулж өгдөг.
Ажил хэрэгч гэж тооцож болох имэйлийн нэг жишээг дурдая.
---------------------------
O’driin mend!
Email iruulsend tani bayarlalaa. Bidnii o’mno tovloson uulzaltiig ireh Myagmar garigiin 15.00 tsagaas manai companiin bairand hiiheer tohirood baina. Ta ireh bolomjtoi esehee emaileer medegdene uu.
Tanii hariug huleej baina. Bayarlalaa.
Hundetgesen,
Bat
---------------------------
Erdene BAT
Marketing Manager, XYZ LLC National IT Park, Ulaanbaatar, Mongolia Tel: (976)11-333333, Fax: (976)11-333333 Email: bat@XYZ.mn, Web: www.XYZ.mn
---------------------------
- Бичиж буй санаагаа аль болох товч бөгөөд тодорхой илэрхийлнэ. Имэйл хэтэрхий урт, нуршуу байвал хүлээн авагч тэр бүр бүгдийг анхаарч уншихгүй байх талтай. Тиймээс таныг санаагаа бүрэн илэрхийлэхэд тань имэйл хэтэрхий нуршуу болохоор байвал хэд хэдэн имэйлд салгаж бичин илэрхийлэх, эсвэл тусад нь файл болгон боловсруулаад хавсарган илгээх аргуудыг хэрэглээрэй.
- Имэйлээ илгээхийн өмнө үг үсгийн алдааг сайтар нягтлан шалгана. Вэб имэйлийн үйлчилгээнүүд болон имэйл програмуудад Англи, Герман зэрэг түгээмэл хэл дээр бичсэн имэйлийн алдааг шалгаж засдаг програм байдаг. Харин монгол хэл дээр, латин үсгээр галиглан бичсэн имэйлийн алдаа шалгах програм одоохондоо байхгүй тул өөрөө сайтар уншиж шалгахаас өөр аргагүй.
Компани дотроо харилцах имэйлийг заавал бизнесийн ёс дүрэм дагаж, өндөр шаардлагын дагуу боловсруулах албагүй байж болно. Бусад ажилтнуудтайгаа өдөр тутам шахуу харилцаж байгаа тохиолдолд имэйлээ энгийн байдлаар, товч, тодорхой бичиж болно гэж үздэг байна. Гэхдээ энд харилцан нэгнээ хүндэтгэх зарчмыг баримталж байх нь чухал.
Эцэст нь ажил хэргийн имэйл харилцаанд баримтлах энэхүү энгийн зарчмуудаа нэгтгэвэл:
- Өөрийн байгууллагын домайн нэр дээр имэйл хаягтай байх
- Албан ёсны нэрээрээ имэйл хаягаа авах
- Signature буюу гарын үсэг хэрэглэх
- Subject буюу гарчгийг зөв, тодорхой өгөх
- Имэйлийн эхлэл төгсгөлийг ажил хэрэгч байдлаар бичих
- Үг үсэг, дүрмийн алдаагүй байх
- Санаагаа товч, тодорхой, зөв найруулгатай бичих
Ингээд та бизнестээ имэйл харилцааг зөв, ажил хэрэгч ашиглаж чадвал үр дүнг нь тун удахгүй хүртэх болно. Танд амжилт хүсэе.
“Өдрийн сонин” №117, 118; 05/10/2006
No comments:
Post a Comment